Destination Ausstellungsarchiv

Ohne das Aufzeichnen/Modifizieren, Speichern und Übertragen von vielfältigen Daten wäre weder eine inhaltliche Konzeption, noch eine technische Umsetzung der Ausstellungen möglich. Während der Vorbereitungen werden u. a. Konzepte, Budgets, Pläne und Listen erstellt sowie Korrespondenzen mit allen möglichen Beteiligten, von Lieferfirmen bis hin zu Kunstschaffenden, geführt. Nachdem eine Ausstellung für die Öffentlichkeit geschlossen und abgebaut wurde, bahnen sich die zuvor genannten Dokumente allmählich ihren Weg in die Räume des Museumsarchivs.

Nun beginnt die eigentliche archivische Arbeit an den Dokumenten und deren Aufnahme ins Archiv. Um die Ausstellungsgeschichte des Nationalmuseums spezifisch widerzuspiegeln, hat es sich bewährt, selektiv vorzugehen. Ordner mit Dokumenten zu den Grundrissen des Museums beispielsweise, werden nicht im Ausstellungsarchiv aufbewahrt, sondern anderen Beständen zugeordnet. Ziel ist es, nach Beendigung einer Ausstellung die dazugehörigen Dokumente möglichst leicht zugänglich zu machen. Doch bevor dies so weit ist, müssen zunächst minutiös geplante Arbeitsschritte durchgeführt werden.

Das Feld überblicken

In der Regel werden die Mitarbeitenden des Archivs mit ausreichend Vorlaufzeit über den bevorstehenden Eingang solch zahlreicher Dokumente benachrichtigt. Darüber hinaus werden dem Archiv nach Absprache in regelmäßigen Abständen Dokumente aus anderen Abteilungen, die diese aufbewahrt haben und nun nicht mehr benötigen, übergeben. In diesen Fällen wird der zu archivierende Bestand – oft Dutzende von Ordnern, die die harte Arbeit der an der Ausstellungsplanung und -umsetzung Beteiligten über Jahre hinweg nachzeichnen – in Bezug auf den erwarteten Arbeitsaufwand bewertet, kurz beschrieben und im Magazin zwischengespeichert.

Nach dem Umzug ins Magazin beginnen die Archivierenden in die Tiefen der Neuzugänge einzutauchen: Ordner für Ordner wird studiert, um in einer ersten Phase überschüssige Dokumente herauszufiltern. Kopien, von denen zum Beispiel das Original vorhanden ist, oder Dokumente, die keine relevanten Informationen zur Ausstellung enthalten, werden in einer anderen Sammlung abgelegt oder nach den Kriterien des gesetzlichen Bewertungsmodells (französisch: tableau de tri) vernichtet. Dieser Schritt dient zur Vorbereitung für die spätere Aufnahme der Dokumente in die Archivierungssoftware.

Landkarten des Wissens

Aussagekräftige Informationen wie Titel, Ausstellungszeitraum oder Mitwirkende lassen sich aus den Dokumenten selbst ableiten und dienen der Kennung der Ausstellung. Ein besonders anschauliches Beispiel hierfür sind die Einladungsschreiben, die für jede Ausstellung an Museumsinteressierte geschickt wurden. Diese Praxis wird bis heute fortgesetzt, nicht nur in postalischer, sondern inzwischen auch in digitaler Form. Solche Kärtchen, deren ursprüngliche Aufgabe es war, für die Ausstellung zu werben, sind mit reichlich Informationen versehen, die das Wissen um die Ausstellung erhalten.

Besonders für die Anfangsjahre des Museums und das nach dem Zweiten Weltkrieg neu gegründete Nationalmuseum sind solche Daten teilweise nicht mehr verfügbar. Dann können eventuell andere Quellen Abhilfe leisten und fehlende Informationen ergänzen, wie beispielsweise die Plakatsammlung oder Jahresberichte. Dünn dokumentierte Projekte sind beispielsweise sehr kurze Ausstellungen außerhalb des Museums, die möglicherweise keiner umfassenden Planung bedurften und daher leicht in der Versenkung des Vergessens verschwinden konnten.

Archivgut ordnen und verzeichnen

Bei der Verzeichnung und Katalogisierung greifen die Archivierenden auf die Open-Source-Software Goobi zurück. Diese erlaubt neben der inhaltlichen Erfassung der Dokumente auch die digitale Präsentation der eingescannten Dokumente. Dazu wurde in Goobi eine hierarchische Datenstruktur eines Baumes angelegt, um die Dokumente übersichtlich zu ordnen. Die Wurzel dieses Baumes, in der alles Folgende zusammenläuft, wurde „MNAHA Archives“ (deutsch: MNAHA Archive) genannt. Die Dokumente des Ausstellungsarchivs befinden sich auf der zweiten Ebene, in dem Ast „Expositions et événements“ (deutsch: Ausstellungen und Veranstaltungen). In den folgenden Ebenen werden die Ausstellungen nach ihrer Art differenziert und chronologisch geordnet. Neben den Titeln und Ausstellungszeiträumen ist die Beschreibung des Inhalts von großer Bedeutung. In einem ersten Schritt wird allerdings nur ein Minimum an Daten katalogisiert, u. a. werden dabei die Dokumentarten erfasst. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Schritt ist das Erstellen von Verknüpfungen zu anderen thematisch verwandten Archivalien und Referenzen.

Während des Erfassungsprozesses werden die Dokumente gleichzeitig auch entmetallisiert und -plastifiziert, um Korrosion zu vermeiden und den Zerfall durch Versäuerung zu verlangsamen. Konkret bedeutet dies, Heft- und Briefklammern, Klarsichthüllen, Klebestreifen, Haftnotizen u. ä. schonend zu entfernen. Gegebenenfalls werden die Dokumente einer Ausstellung (retro)/ chronologisch geordnet, im Idealfall bleibt jedoch ihre Originalstruktur erhalten. Im nächsten Schritt werden die Signaturen vergeben. Der Referenzcode für die Signierung von Ausstellungen ist wie folgt aufgebaut: LU-MNHAEX-01-01-JJJJ-ZÄHLER. Vier Elemente weisen auf die Hierarchie hin: „LU-MNHA“ ist der ISIL-Code des Museums, „EX“ steht für „Exposition“ (deutsch: Ausstellung), die erste „01“ kennzeichnet temporäre Ausstellungen und die zweite „01“ die Dokumentart der Ausstellung. „JJJJ“ steht für das Jahr des Ausstellungsbeginns und hat keine hierarchische Funktion, ist aber für die zeitliche Einordnung hilfreich. Zum Schluss nummeriert der „Zähler“ die Ausstellungen innerhalb des Jahres in zweistelligem Format durch: 01, 02, 03 etc. Die Signatur wird mit Graphitstift auf die archivtauglichen Mappen, in denen die Dokumente verstaut werden, geschrieben und gleichzeitig in der Archivsoftware erfasst. So können Beschreibung und Dokumente einander zugeordnet werden.

Nachdem die Dokumente sortiert und verzeichnet wurden, werden die Mappen mit den Dokumenten in Archivboxen eingeordnet und entsprechend ihrer Signatur alphanumerisch in dem speziell zu diesem Zweck eingerichteten, klimatisierten Raum mit Rollregalen magaziniert. All diese Maßnahmen beugen Schäden wie beispielsweise Papierzerfall, Verblassung und Schimmel vor und erlauben bei regelmäßiger Überwachung eine möglichst lange Erhaltung des Archivguts.

Ressourcen suffizient nutzen

Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Software die Verknüpfung von Dokumenten und erleichtert die Zusammenführung von Informationen, um einen satellitenähnlichen Überblick über alle Datenquellen zu erhalten und eine suffiziente
Nutzung der Ressourcen zu ermöglichen. Diese Aufarbeitung in den Archiven ist eine grundlegende Vorbereitung zur Optimierung der Analyse- und Präsentationsprozesse und kann neben der Analyse aktueller Strömungen als Entscheidungshilfe für zukünftige Ausstellungsthemen dienen. Die daraus resultierende Ansichtsmöglichkeit erleichtert einerseits die Suche in und andererseits die Rekonstruktion der Ausstellungsgeschichte und kommt allen zukünftigen Nutzenden zugute.

Text: Im Namen der Museumsarchivabteilung, Caroline Rocco / Bilder: Eric Chenal